Dalam memulai bisnis F&B, Stok bahan baku merupakan hal penting untuk menjaga kestabilan barang yang akan dipakai. Pada hakikatnya, kesuksesan bisnis F&B bisa diukur dari bahan baku yang dikelola dengan  baik dan benar. Tidak hanya itu saja, mengatur stok barang dan bahan baku yang benar tentu saja akan meminimalisir kerugian karena stok yang terbuang. Dengan begitu, biaya operasional pun akan berkurang dan keuntungan bisnis pun bisa dimaksimalkan.

Apalagi jika di bisnis minuman, stok seperti sirup dan bubuk minuman harus benar-benar tepat baik dalam segi penyimpanan maupun saat stok barang. Manajemen stok yang salah saat membuka bisnis minuman bisa menyebabkan kerugian karena lebihnya barang yang terbuang karena sudah tidak layak pakai. Oleh sebab itu, ada beberapa cara mengatur stok bahan baku seperti sirup dan juga bubuk minuman yang wajib anda lakukan.

Cara Mengatur Stok Barang Agar Tidak Terbuang

Untuk mengurangi resiko kerugian karena banyaknya bahan baku yang terbuang, ada beberapa hal yang harus anda lakukan ketika mengatur stok barang. Beriku 4 cara yang bisa anda lakukan!

1. Kenali stok barang

Dalam mengatur dan mengelola barang atau bahan baku yang pertama kali harus anda lakukan adalah mengenali kategori persediaan. Hal ini dikarenakan sangat penting dalam mengelola stok barang ataupun bahan baku. Secara garis besar, pengelolaan barang dikelompokkan menjadi 3, yakni sebagai berikut!

• Berdasarkan tujuan

Jika dilihat dari tujuannya, persediaan barang dibagi menjadi tiga yakni persediaan untuk dijual, bahan penolong dan persediaan untuk proses produksi. Anda wajib mengklasifikasikan setiap produk baik itu sirup atau powder drink yang biasa dipakai sehari-hari dan berapa banyak yang terjual perharinya, bahan yang digunakan ketika kondisi ramai, serta berapa banyak sirup atau powder drink yang digunakan untuk proses produksi. Ketiga hal ini harus anda kenali dengan betul agar bahan baku yang anda stok sesuai penggunaannya.

• Berdasarkan cara penyimpanan

Selanjutnya, anda harus bisa mengelompokkan bahan baku dan barang berdasarkan cara penyimpanannya. Cara penyimpanan ini bisa dikategorikan 2 yakni sirup dan powder drink yang sudah terbuka atau terpakai serta yang belum terpakai. Kedua kategori ini harus terpisah cara penyimpanannya, supaya anda tidak menggunakan bahan baku baru sedangkan bahan baku yang sudah dipakai masih ada.

• Berdasarkan perputaran siklus

Jika dilihat sari siklus perputaran, stok barang bisa diatur dengan melihat produk yang fast moving atau slow moving.  Fast moving merupakan produk bahan baku yang memiliki siklus perputaran yang pendek, biasanya berkaitan dengan masa kadaluwarsa. Sedangkan slow moving adalah siklus perputaran barang relatif lebih lama. Masa kadaluwarsa yang lebih cepat harus dijual lebih dahulu agar tidak terbuang sia-sia.

2. 3-Way Matching

Dalam pembelian bahan baku diperlukan yang namanya metode. 3-Way Matching ini merupakan metode yang bisa anda gunakan karena metode ini menggunakan 3 pencocokan sumber data untuk memastikan keakuratan jumlah bahan baku yang dibeli. Biasanya, 3 sumber data ini diantaranya adalah purchase order (PO) yang harus sesuai dengan invoice yang diberikan supplier dan juga harus sesuai dengan good receipt note (GRN) atau barang yang diterima.

Dalam menggunakan metode ini, anda harus memperhatikan beberapa hal penting seperti tanggal pemesanan, penerimaan barang, serta siapa yang menerima dan menghitung jumlah barang. Anda benar-benar harus memastikan barang yang diterima semuanya sesuai.

3. FEFO (First expired, first out)

Aturan mendasar dalam menyetok bahan baku yakni dengan melihat masa kadaluwarsa terdekat yang wajib digunakan lebih dahulu. Sebagai contoh, anda memiliki sirup dan powder drink dengan tanggal kadaluwarsa 23 Juni 2025 dengan tanggal kadaluwarsa 1 Desember 2025. Yang harus pertama kali anda gunakan yakni produk dengan tanggal kadaluwarsa lebih cepat yakni di tanggal 23 juni 2025.

Dalam hal ini, anda bisa mengatur lemari penyimpanan untuk kadaluwarsa yang lebih dahulu sama yang masih lama. Usahakan untuk bahan baku yang kadaluwarsa lebih cepat bisa diletakkan di tempat yang mudah dijangkau dan terlihat oleh mata agar tidak salah menggunakan bahan baku saat proses produksi. Setelah itu, anda bisa menulis tanggal kadaluwarsa tiap stok pada kartu stock opname atau stock recording yang ada pada setiap pintu penyimpanan. Dengan begitu, anda bisa mengambil stok paling lama dengan mudah tabpa harus melakukan pengecekan satu per satu.

4. Stock Opname

Pada bisnis minuman, stock opname atau stock recording merupakan agenda rutin yang harus dilakukan saat menjelang tutup cafe atau pada akhir periode. Stock opname dilakukan untuk menghitung fisik semua jenis barang atau bahan baku. Biasanya, pencatatan stock opname ditulis pada kartu agar mudah untuk dilihat dan dicocokkan datanya.

Anda bisa melihat perbandingan jumlah stok sebelumnya, jumlah penjualan dan jumlah stok saat ini. Sebagai contoh, stok sirup hari sebelumnya ada 400 buah, hari ini surup yang terjual berjumlah 230 buah, artinya stok barang ketika tutup gerai atau cafe adalah 170 buah. Stock opname juga bukan hanya bertujuan melihat ketersediaan stok saja, melainkan untuk mencegah financial loss, seperti kehilangan barang.

5. Forecasting

Sebagai seseorang yang menjalankan bisnis, anda juga wajib mengetahui forecasting terhadap setiap barang. Tahap ini biasanya anda bisa menggunakan informasi dari inventory management dan stock opname sebagai rujukan dalam memprediksi jumlah bahan baku yang perlu ditambahkan pada penyimpanan.

Saat melakukan forecasting, anda sebagai owner harus jeli dalam melakukan estimasi. Anda harus tau berapa banyak jumlah bahan baku yang harus dibeli untuk periode penjualan berikutnya. Sebagai contoh, ketika mendekati hari besar seperti Ramadhan,  Idul fitri atau Hari Natal dan hari raya lainnya, biasanya para pebisnis minuman akan mengalami lonjakan orderan yang cukup signifikan sehingga membutuhkan stok lebih banyak dibandingkan hari-hari biasa.

6. Gunakan Software

Saking banyaknya data dan informasi yang harus anda proses untuk mengambil keputusan yang tepat sehingga seringkali membuat para pebisnis kewalahan. Oleh sebab itu, menggunakan software merupakan salah satu cara untuk membantu pekerjaan anda. Anda bisa memilih software untuk stock management yang terintegrasi dengan bagian keuangan bisnis anda. dengan begitu, selain bisa mengawasi dan mengatur stok namun juga bisa memantau pemasukan dan pengeluaran di bisnis minuman anda.

7. Peer-to-peer relationship

Yang terakhir adalah strategi untuk bekerja sama dengan supplier bahan baku dalam waktu jangka yang lebih panjang. Dengan kerja sama yang baik dengan para supplier jangka panjang, tentu saja akan berdampak baik terhadap kestabilan dan kualitas bahan baku yang akan diberikan. Oleh sebab itu, poin ini juga penting agar anda dan supplier sama-sama bekerja sama dalam mencapai sebuah target penjualan.

Kesimpulan

Mengatur stok bahan baku merupakan hal yang sangat penting agar bahan baku pada bisnis minuman anda seperti sirup dan powder drink tidak terbuang sia-sia. Beberapa cara di atas bisa mulai anda lakukan ketika sudah memutuskan untuk menjadi pebisnis minuman. Mengoptimalkan bahan baku dan mengatur stok bahan baku dengan baik bukan sekedar meminimalisir kerugian namun juga membantu bisnis anda berkembang jauh lebih cepat.